1. Responsable y contacto

El responsable del tratamiento descrito aquí es VELORA PRIME SL (The Artist Office), NIF B27547215, domicilio en Calle Florida, 2, 41003 Sevilla, España. Para consultas sobre privacidad y ejercicio de derechos: info@theartistoffice.com o correo postal al domicilio indicado.

Esta información se facilita conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) y demás normativa aplicable. Si actuamos por cuenta de otro responsable en un tratamiento concreto, se aplicarán también las condiciones e información de ese responsable.

2. Datos tratados y procedencia

• Propuestas de booking: nombre, correo y teléfono de contacto, empresa o razón social, identificación fiscal, datos del evento (recinto, aforo, fecha, caché, moneda y logística), comentarios y documentos que se adjunten.
• Usuarios autorizados: nombre, correo, función o rol, credenciales protegidas mediante hash, sesiones y actividad necesaria para el acceso y la seguridad.
• Gestión de artistas, promotores y operaciones: contactos profesionales; identificación, DNI/pasaporte, datos fiscales y dirección de artistas o representantes; facturas, contratos, firmas, fechas, datos bancarios/IBAN y archivos aportados, como riders y documentación logística.
• Datos técnicos: dirección IP u otros identificadores técnicos asociados a solicitudes, seguridad y registros del servicio; preferencia de idioma y datos de sesión almacenados en el navegador.

Los datos pueden proceder directamente de usted, de una propuesta que envíe, o de artistas, promotores, representantes y usuarios autorizados que los incorporen para gestionar una relación profesional. Quien facilite datos de terceros debe contar con una base legítima e informarles cuando corresponda. No solicitamos datos de salud ni otras categorías especialmente protegidas a través de este sitio; evite incluirlos en campos libres o archivos salvo que exista una necesidad y base jurídica específica.

3. Finalidades y bases jurídicas

• Responder y tramitar propuestas, organizar bookings, prestar servicios y gestionar contratos: medidas precontractuales solicitadas y ejecución de contratos (art. 6.1.b RGPD); para datos de personas de contacto profesional o representantes, interés legítimo en gestionar la relación comercial (art. 6.1.f RGPD y art. 19 LOPDGDD, cuando proceda).
• Facturación, contabilidad y cumplimiento fiscal o de requerimientos obligatorios: obligación legal (art. 6.1.c RGPD).
• Administración de cuentas, control de acceso, prevención de uso indebido, protección de la plataforma y defensa de reclamaciones: ejecución de la relación de acceso o servicio cuando corresponda e interés legítimo en mantener el servicio seguro y defender derechos (arts. 6.1.b y 6.1.f RGPD).
• Otras actividades opcionales: si se solicita consentimiento específico para una finalidad adicional, la base será ese consentimiento (art. 6.1.a RGPD), que podrá retirarse sin afectar al tratamiento anterior. La mera visita a la web no equivale a consentimiento para publicidad.

Los campos indicados como obligatorios son necesarios para tramitar la propuesta o prestar el servicio; si faltan, puede que no podamos atender la solicitud. El resto de información es opcional, salvo que se necesite para una operación concreta.

4. Destinatarios y servicios técnicos

Los datos se comparten, según lo necesario para cada operación, con usuarios autorizados de la plataforma (administración, agentes y otros roles pertinentes), y con artistas, promotores o representantes implicados en la contratación. También pueden acceder prestadores técnicos que actúan por nuestra cuenta (alojamiento, base de datos, almacenamiento de archivos y servicios de IA), asesores profesionales cuando sea necesario, y administraciones o autoridades cuando exista obligación legal. No se publican indiscriminadamente los expedientes de la plataforma.

El servicio utiliza infraestructura de Replit para alojamiento, datos y archivos. La generación de borradores contractuales y la extracción de datos de ofertas, incluidos OCR de imágenes o páginas escaneadas, pueden enviar al servicio de IA integrado por Replit los datos pertinentes de la operación, las plantillas/documentos y las imágenes de páginas necesarias, mediante una integración compatible con modelos GPT de OpenAI. Revise los resultados antes de usarlos: son ayudas de trabajo, no decisiones finales. La entrega de tipografías desde Google Fonts (fonts.googleapis.com y fonts.gstatic.com) puede implicar el envío de datos técnicos como la IP al proveedor. Para información sobre proveedores y garantías aplicables a un tratamiento concreto, escriba al contacto indicado.

5. Transferencias internacionales

El alojamiento, los servicios de IA y la entrega de fuentes pueden implicar acceso o tratamiento de datos fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando exista una transferencia internacional, deberá ampararse en el mecanismo aplicable del RGPD, como una decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo con medidas complementarias cuando sean necesarias. Puede solicitar información sobre los destinatarios y mecanismos aplicables escribiendo al correo de contacto; no se garantiza aquí que todos los datos permanezcan exclusivamente en la UE.

6. Conservación

Los datos se mantienen mientras sea necesario para atender solicitudes, gestionar la relación profesional y cumplir las finalidades indicadas. Después podrán conservarse, con acceso limitado cuando corresponda, durante los plazos legales aplicables y para la formulación o defensa de reclamaciones. Como referencia, determinadas obligaciones tributarias pueden exigir cuatro años y la documentación mercantil seis años, sin perjuicio de otros plazos o interrupciones que procedan. No existe un plazo único de borrado automático para todos los expedientes. Los archivos temporales de importación pueden caducar y eliminarse mediante procesos de limpieza; los documentos incorporados a un expediente siguen el ciclo de conservación de ese expediente.

7. Almacenamiento local y cookies

La preferencia ES/EN se guarda en localStorage bajo la clave tao_public_language hasta que la cambie o borre los datos del navegador. La plataforma guarda el token de autenticación y datos básicos del usuario en sessionStorage hasta cerrar la pestaña o finalizar la sesión; el token tiene una vigencia máxima de 12 horas. La infraestructura puede usar mecanismos técnicos necesarios para prestar y proteger el servicio. No se han configurado en este sitio píxeles publicitarios ni herramientas de analítica no esencial; si se incorporan tecnologías que exijan consentimiento, se facilitará la información y opción de consentimiento exigidas por ley.

8. Decisiones automatizadas y menores

La extracción automatizada de ofertas y la preparación de borradores mediante IA son funciones de apoyo sujetas a revisión humana; no se utilizan para adoptar decisiones exclusivamente automatizadas con efectos jurídicos o similares significativos sobre las personas. El servicio se dirige a relaciones profesionales y no está diseñado específicamente para menores.

9. Derechos y reclamaciones

Puede solicitar acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad cuando proceda, así como retirar el consentimiento cuando sea la base jurídica. Envíe su solicitud a info@theartistoffice.com o a la dirección postal indicada. Solo pediremos datos adicionales para verificar su identidad si existen dudas razonables. Contestaremos en el plazo de un mes; si la complejidad o el número de solicitudes exige ampliarlo hasta dos meses más, le informaremos dentro del primer mes.

Puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) o ante la autoridad de control competente en su lugar de residencia, trabajo o donde considere que se produjo la infracción.

10. Cambios

Esta política puede actualizarse para reflejar cambios en el servicio o en la normativa. La versión vigente estará disponible en esta página; los cambios que lo requieran se comunicarán por los medios apropiados.

1. Controller and contact

The controller for the processing described here is VELORA PRIME SL (The Artist Office), Spanish NIF B27547215, located at Calle Florida, 2, 41003 Sevilla, Spain. For privacy enquiries or to exercise your rights, contact info@theartistoffice.com or write to the postal address above.

This information is provided under Regulation (EU) 2016/679 (GDPR), Spanish Organic Law 3/2018 (LOPDGDD) and other applicable law. If we act on behalf of another controller in a specific case, that controller's information and arrangements will also apply.

2. Data and sources

• Booking proposals: contact name, email and phone, company or legal name, tax identifier, event details (venue, capacity, date, fee, currency and logistics), comments and attached documents.
• Authorized users: name, email, function or role, hashed credentials, sessions and activity needed for access and security.
• Artist, promoter and operational records: professional contacts; artist or representative identification, national ID/passport, tax information and address; invoices, contracts, signatures, dates, bank details/IBAN and uploaded files such as riders and logistics documents.
• Technical data: IP address or other technical identifiers relating to requests, security and service logs; browser-stored language preference and session data.

Data may come from you directly, a proposal you submit, or artists, promoters, representatives and authorized users who enter it to manage a professional relationship. Anyone providing third-party data must have a lawful basis and inform those people where required. We do not ask for health data or other special-category data through this site; please avoid including it in free-text fields or files unless there is a specific need and lawful basis.

3. Purposes and legal bases

• Responding to and processing proposals, organizing bookings, providing services and managing contracts: requested pre-contractual steps and performance of contracts (GDPR art. 6(1)(b)); for professional contacts and representatives, legitimate interest in managing the business relationship (art. 6(1)(f) and LOPDGDD art. 19, where applicable).
• Invoicing, accounting and compliance with tax or other binding requirements: legal obligation (GDPR art. 6(1)(c)).
• Account administration, access control, misuse prevention, platform protection and handling claims: performance of the access or service relationship where relevant, and legitimate interest in security and protecting legal rights (GDPR arts. 6(1)(b) and 6(1)(f)).
• Other optional activities: if specific consent is requested for an additional purpose, consent is the basis (GDPR art. 6(1)(a)) and may be withdrawn without affecting earlier processing. Merely visiting the website does not constitute consent to advertising.

Fields marked as required are needed to process a proposal or provide a service; without them we may be unable to handle the request. Other information is optional unless needed for a particular operation.

4. Recipients and technical services

Where needed for an operation, data is shared with authorized platform users (administrators, agents and other relevant roles) and with artists, promoters or representatives involved in a booking. Technical service providers acting on our behalf (hosting, database, file storage and AI), professional advisers where necessary and public authorities where legally required may also receive data. Platform records are not made indiscriminately public.

The service uses Replit infrastructure for hosting, data and files. Draft contract generation and offer extraction, including OCR of images or scanned pages, may send relevant transaction data, templates/documents and necessary page images to the AI service integrated through Replit, via an OpenAI GPT-compatible model integration. Outputs should be reviewed before use: these are working aids, not final decisions. Delivery of fonts from Google Fonts (fonts.googleapis.com and fonts.gstatic.com) may transmit technical information such as your IP address to the provider. To ask about providers and safeguards for specific processing, use the contact details above.

5. International transfers

Hosting, AI services and font delivery may involve access to or processing of data outside the European Economic Area. Any international transfer must rely on an applicable GDPR mechanism, such as an adequacy decision or standard contractual clauses with supplementary measures where needed. You may ask the contact above for details of relevant recipients and mechanisms; this policy does not promise that all data remains exclusively in the EU.

6. Retention

Data is kept for as long as needed to answer requests, manage the professional relationship and fulfil the purposes described. Afterwards it may be kept, with restricted access where appropriate, for applicable statutory periods and to bring or defend claims. For reference, certain Spanish tax obligations may require four years and commercial documentation six years, subject to applicable exceptions or interruptions. There is no single automatic deletion deadline for every case. Temporary import files may expire and be removed through cleanup processes; documents incorporated into a case follow that case's retention lifecycle.

7. Browser storage and cookies

The ES/EN preference is stored in localStorage under tao_public_language until you change it or clear browser data. The platform stores the authentication token and basic user data in sessionStorage until the tab closes or you sign out; the token has a maximum lifetime of 12 hours. Infrastructure may use technical mechanisms necessary to deliver and protect the service. No advertising pixels or non-essential analytics tools are configured on this site; if technologies requiring consent are introduced, the information and consent options required by law will be provided.

8. Automated decisions and minors

Automated offer extraction and AI-assisted drafting are tools subject to human review; they are not used to make solely automated decisions with legal or similarly significant effects on people. The service is intended for professional relationships and is not specifically designed for minors.

9. Rights and complaints

You may request access, rectification, erasure, objection, restriction and portability where applicable, and withdraw consent where consent is the basis. Send your request to info@theartistoffice.com or the postal address above. We will request additional identity evidence only if there are reasonable doubts. We will reply within one month; if complexity or the number of requests requires up to two further months, you will be informed within the first month.

You may complain to the Spanish Data Protection Agency (AEPD) or the competent supervisory authority where you live or work, or where you believe the infringement occurred.

10. Changes

This policy may be updated to reflect changes to the service or law. The current version will be available on this page; changes requiring notice will be communicated through appropriate means.